El archivo está, solo falta encontrar la carpeta, la contraseña, el archivo correcto… y al que lo escribió hace tres años.

Guía práctica para elegir herramientas que realmente sirven

En muchas organizaciones —especialmente ONGs, universidades e instituciones públicas— se habla cada vez más de la importancia de gestionar el conocimiento. Sin embargo, una vez tomada la decisión de “hacer algo”, aparece la gran duda: ¿Qué herramienta digital usamos?

Este artículo busca ayudarte a responder esa pregunta con criterios claros, prácticos y aplicables a distintos contextos organizacionales.

No se trata solo de tecnología

Primero, una advertencia clave: Una buena herramienta no garantiza una buena gestión del conocimiento.

La herramienta es solo eso: un instrumento. Lo fundamental sigue siendo la cultura organizacional, la claridad de procesos y el liderazgo que promueve la colaboración.

Dicho eso, elegir la tecnología adecuada sí puede hacer una gran diferencia. Aquí te presento algunas de las más comunes.

Wikis: el conocimiento en constante construcción

Los wikis son espacios colaborativos donde cualquier miembro del equipo puede editar y actualizar contenido. Son ideales para documentar:

• Procedimientos internos

• Preguntas frecuentes

• Lecciones aprendidas

• Manuales vivos

Ventajas:

✅ Muy colaborativos

✅ Fáciles de consultar

✅ Ideales para organizaciones horizontales

Desventajas:

❌ Requieren disciplina para actualizar

❌ Pueden volverse caóticos sin moderación

Ejemplos de uso:

• ONG que crea un wiki con estrategias de intervención exitosas por país

• Universidad que documenta procesos administrativos internos

Herramientas sugeridas: Confluence, MediaWiki, DokuWiki

Repositorios: lo almacenado está… pero, ¿lo usamos?

Los repositorios son útiles para guardar documentos finales: informes, evaluaciones, bases de datos, videos, entre otros.

Ventajas:

✅ Fáciles de organizar en carpetas

✅ Buen respaldo documental

✅ Simples de usar

Desventajas:

❌ Poco contextuales

❌ No promueven la reflexión ni el aprendizaje activo

❌ Dificultan el acceso transversal al conocimiento

Ejemplos de uso:

• Carpeta compartida en Google Drive con reportes técnicos por país

• SharePoint estructurado por áreas temáticas

Notion, Coda y las nuevas plataformas mixtas

En los últimos años, han surgido herramientas híbridas que combinan lo mejor de varios mundos: notas, bases de datos, tareas, automatización y colaboración en tiempo real. A estas les llamamos plataformas mixtas.

Entre las más populares están Notion y Coda:

• Notion

Una plataforma visual y muy intuitiva que permite crear páginas interconectadas, bases de datos, calendarios, tableros tipo Kanban y más. Ideal para equipos que necesitan un espacio ordenado pero flexible.

• Excelente para wikis internos, gestión de proyectos, seguimiento de tareas o repositorios temáticos.

• Perfecta para documentar conocimientos que se actualizan constantemente.

• Muy popular en ONGs medianas y equipos de comunicación.

• Coda

Similar a Notion, pero con enfoque más técnico. Integra texto, tablas dinámicas, botones, automatizaciones y dashboards en un mismo documento.

• Muy útil para organizaciones con procesos complejos o necesidades de automatización.

• Se puede usar como app interna sin necesidad de programar.

• ¿Qué tienen en común estas plataformas?

Funcionalidad	Notion	Coda	Otras
Textos tipo wiki	✅	✅	Slite, Nuclino
Bases de datos y etiquetas	✅	✅	Airtable, Quip
Visuales y modulares	✅	✅	Milanote
Automatizaciones	❌	✅	Coda, Airtable
Ideal para GC en ONGs	✅	✅	ClickUp, Document360

Estas herramientas permiten centralizar el conocimiento estructurado e informal, capturar aprendizajes, y mantenerlo todo accesible para el equipo… sin perder flexibilidad ni orden.

SharePoint: el gigante estructurado

Si tu organización ya trabaja con Microsoft 365, SharePoint puede ser una solución robusta para la gestión documental y el trabajo colaborativo.

Ventajas:

✅ Integración total con Outlook, Teams, OneDrive

✅ Seguridad y control de permisos

✅ Escalable para grandes equipos

Desventajas:

❌ Complejo de administrar

❌ Curva de aprendizaje más alta

Ejemplos de uso:

• Instituciones públicas que centralizan toda su información institucional en SharePoint

• ONGs grandes con diferentes niveles de acceso por programa o región

¿Cómo elegir la herramienta adecuada?

Aquí algunos criterios clave:

Criterio	Pregunta que debes hacerte	Recomendación
Tamaño del equipo	¿Somos 5 o 500 personas?	Wikis y Notion para pequeños. SharePoint para grandes.
Nivel de madurez en GC	¿Tenemos cultura de compartir?	Si no, empieza con algo simple y accesible.
Recursos técnicos	¿Tenemos soporte interno?	Evita plataformas complejas si no hay soporte.
Tipo de conocimiento	¿Tácito o explícito? (en otro post hablaremos de esto)	Para conocimiento tácito, prioriza herramientas colaborativas.

No debemos olvidar el conocimiento informal

Por último, recordemos que mucho del conocimiento organizacional no vive en los documentos, sino en las personas:

• Experiencias,

• Anécdotas,

• Intuiciones que guían decisiones.

Por eso, además de una herramienta, asegúrate de tener espacios donde ese conocimiento pueda circular

:👥 mentorías,

🎤 entrevistas,

🗣️ comunidades de práctica,

🤝 y espacios de conversación reales.

Conclusión

No hay una única herramienta perfecta. Pero sí hay una adecuada para tu contexto, tu equipo y tu cultura.

Gestionar el conocimiento no es solo guardar documentos, es facilitar el flujo de ideas, la reflexión colectiva y la toma de decisiones informadas.

Y vos, ¿qué herramienta usás en tu organización?